Non sempre per adottare uno strumento è sufficiente che questo sia semplice o funzionale. Sia che parliamo di uno strumento materiale che di un’idea che può rendere il lavoro più facile, ad esempio, la prima tappa necessaria all’adozione rimane l’accettazione, la comprensione addirittura, del perché fare questo passo renderà le cose più semplici, più pratiche, più efficienti e perfino più produttive. Non si esime, naturalmente, da questa regola neppure quell’archiviazione ottica che è uno dei temi caldi di questi anni; ed infatti la sua adozione, nonostante sia in rapida crescita, non è ancora universale. Spieghiamo in breve qualche buona ragione per passare al digitale.
Lo scopo dell’archiviazione ottica è eliminare quanto più possibile – idealmente, del tutto – la carta dagli uffici e dalle procedure di lavoro, sia nel lavoro presente sia negli archivi intasati dalla necessità legale di trattenere tutta la documentazione utile per dieci anni; e il modo per farlo che propone è quello di digitalizzare ogni documento prodotto o ricevuto e conservarlo appunto esclusivamente come file, e non nella sua forma materiale – che anzi, raccomanda di non creare neppure se non in caso di assoluta necessità. I vantaggi derivanti da questo metodo di lavoro sono considerevoli, se pensiamo che il modo attuale di lavorare con la carta costa tempo (pensiamo a quanto ci vuole per estrarre da un archivio tutte le fatture superiori ad un certo importo), di spazio (dieci anni di documenti, anche per un’azienda non grande, occupano scaffali e scaffali) e di denaro (la spesa annuale per carte e toner, o inchiostri, può passare sotto la soglia dell’attenzione, ma è di fatto corposa).
Ma cosa intendiamo per “passare al digitale”? È in realtà molto semplice: per i documenti attivi, ossia quelli che l’azienda produce internamente, come dicevamo ci limiteremo a produrli e spedirli in formato digitale ovunque possibile, e idealmente sempre; avremo già eliminato metà del problema. Per i documenti passivi, d’altro canto, che non possiamo controllare direttamente sotto questo aspetto, dovremo implementare un sistema di continua scansione ed acquisizione di ogni lettera, ordine o fattura, e soprattutto abituarci al gesto di acquisire digitalmente ogni documento come normale parte del lavoro: l’accettazione pratica del metodo da tutta la forza lavoro è un aspetto chiave del successo del procedimento.
Per quanto riguarda poi la messa in forma legale del nostro archivio digitale, su cui potremo chiedere consiglio ai tanti specialisti disponibili sul mercato del settore, questa ci premierà permettendoci di liberare gli armadi pieni di faldoni vecchi dieci anni; e da quel momento potremo godere della comodità di accedere a qualunque documento utile senza un attimo sprecato, con facilità, e sfruttare veramente l’archivio come uno strumento di lavoro, con possibilità evolute di ricerca e collegamento fra i documenti e accesso esterno agli stessi ove necessario.
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