L’importanza di hostess e steward per l’organizzazione degli eventi

Il successo dell’organizzazione di un evento dipende anche dagli standard di qualità che vengono garantiti dagli steward e dalle hostess che vi prendono parte. Si tratta di figure di grande rilevanza per kermesse e manifestazioni di ogni genere, dalle conferenze alle fiere: il loro compito è quello di accogliere con il massimo della professionalità e della cortesia tutti i presenti, ma anche fornire le informazioni che vengono richieste loro, mettere a disposizione brochure e altri materiali, salutare (possibilmente anche parlando lingue straniere).

Per trovare figure realmente professionali è indispensabile rivolgersi a un’agenzia hostess a Milano che consenta di disporre di hostess e steward competenti e formati ad hoc. L’attenzione e la gentilezza sono due delle doti che devono essere prese in considerazione nella selezione di chi è chiamato a garantire una presenza costante ma discreta, anche per il controllo degli accessi e più in generale per la sicurezza. Che si tratti di una convention, di un’esposizione, di un congresso o di qualunque altro genere di appuntamento, i compiti affidati devono essere svolti con cura e rispetto del prossimo: dal supporto in sala alle mansioni di segreteria, è essenziale che vengano seguite le richieste dei committenti.

Nel caso delle hostess di segreteria, per esempio, le mansioni includono l’accoglienza degli invitati e la verifica dei loro nominativi, ma anche l’incasso delle quote di partecipazione nel caso in cui esse siano previste. Una hostess di questo tipo, inoltre, è tenuta a consegnare i ricevitori per le traduzioni simultanee e, più in generale, i diversi materiali informativi. L’impegno può durare solo mezza giornata o una giornata intera, ed è essenziale che anche al termine di un impegno lungo e faticoso non manchino mai il sorriso e la disponibilità. Occorre tener presente che l’accoglienza che si riceve all’ingresso di un evento è una sorta di biglietto da visita dello stesso, mentre il saluto all’uscita è l’ultimo ricordo che si serberà di quella rassegna.

Diversi sono, almeno in parte, i compiti che sono riservati alle hostess di sala, che pure non possono mai venir meno ai doveri di professionalità e di cortesia. Vestite con una divisa ad hoc, esse sono chiamate a fornire una completa assistenza a coloro che prendono parte all’evento e ai relatori. Ciò che conta è che esse siano in grado di trasmettere un’immagine di organizzazione impeccabile e di efficienza. Anche in questo caso l’impegno si può prolungare per tutta la giornata: alle hostess di sala è richiesta la massima attenzione, poiché da loro dipende la certezza che non vi sia alcun dettaglio fuori posto, dalla disponibilità dei microfoni alla presenza di bottiglie d’acqua per i relatori di una conferenza.

Per quel che riguarda gli steward e le hostess per le fiere, è fondamentale che essi siano in grado di assicurare una piacevole e positiva esperienza a tutti gli invitati. La distribuzione dei materiali informativi deve essere effettuata con cordialità e cautela, perché rappresenta un segno di considerazione e di rispetto nei confronti dei destinatari degli stessi. Gli steward si possono occupare anche della sicurezza, tenendo sotto controllo la situazione non solo a distanza ma anche direttamente, in maniera più ravvicinata. Che siano in gruppo o da soli, si avvalgono di specifici strumenti, funzionali ma sempre discreti, per essere sempre in contatto tra loro e avere la possibilità di comunicare in maniera tempestiva nel caso in cui ve ne fosse la necessità.